Imagine que a administração de um condomínio é como gerir uma pequena, ou média, empresa. É necessário a implementação de um planejamento consistente e muito bem organizado para que tudo se mantenha em ordem e dentro da lei.
Assim como em uma empresa, existem diversas responsabilidades que envolvem a administração de condomínio como, por exemplo: atividades operacionais, financeiras, gerenciamento de pessoas, itens de manutenção, contabilidade e administração.
Neste artigo, exploraremos a profundidade da administração de condomínio, detalhando seus tipos, responsabilidades e dicas essenciais para uma gestão eficiente.
Aqui, você encontrará:
- O que é administração de condomínio?
- Quais são as responsabilidades da administração de condomínio?
- Tipos de gestão de condomínio
- 7 dicas para uma administração de condomínio eficiente
- Quando contratar uma administradora de condomínio?
Boa leitura!
O que é administração de condomínio?
A administração de condomínio é o conjunto de práticas e responsabilidades destinadas a gerenciar as áreas comuns e os aspectos organizacionais de um condomínio, de forma que o ambiente se mantenha em harmonia e civilidade, assim como para que os recursos financeiros sejam geridos com transparência e eficácia.
A presença de uma boa administração é fundamental para que o condomínio preserve seu valor, mantenha um clima agradável para os moradores e evite problemas legais e financeiros.
Quais são as responsabilidades da administração de condomínio?
A administração de um condomínio carrega uma série de responsabilidades que são essenciais para o seu bom funcionamento, como:
- Gestão financeira: arrecadação das taxas condominiais, pagamento de contas, elaboração de orçamentos, controle de inadimplência e prestação de contas aos condôminos;
- Manutenção e conservação: garantia de que as áreas comuns e as instalações do condomínio estejam sempre em bom estado, incluindo a manutenção preventiva, corretiva e as reformas necessárias;
- Gestão de pessoal: contratação, treinamento e supervisão dos funcionários do condomínio, como zeladores, porteiros e outros profissionais;
- Mediação de conflitos: resolução de disputas entre moradores, garantindo o cumprimento das regras internas e promoção da boa convivência;
- Compliance legal: garantia de que o condomínio esteja em conformidade com todas as leis e normas municipais, estaduais e federais aplicáveis, especialmente o Código Civil e a Lei dos Condomínios;
- Gestão de assembleias: organização e condução das assembleias, garantindo que sejam cumpridas todas as formalidades legais e que os moradores sejam informados e possam participar das decisões;
- Segurança: Auxiliar a gestão na busca de empresas capacitadas para realização do serviço
- Comunicação: criação e manutenção de canais eficientes de comunicação com os moradores, informando sobre novidades, mudanças, obras, assembleias, entre outros;
- Contratação de serviços terceirizados: seleção e contratação de fornecedores e prestadores de serviços, como empresas de limpeza, segurança, jardinagem, entre outros, assegurando a qualidade e o melhor custo-benefício;
- Gestão ambiental: promoção de práticas sustentáveis no condomínio, como coleta seletiva, economia de água e energia e incentivo aos moradores a adotarem comportamentos ecologicamente corretos.
Tipos de gestão de condomínios
Na administração de condomínio, existem diversos modelos de gestão. O mais comum é a presença de um síndico responsável por tomar as decisões no condomínio. Esse síndico, geralmente, é escolhido pelos moradores e juntos decidem qual a configuração de gestão será feita.
Confira abaixo 4 tipos de gestão de condomínios:
Autogestão de condomínio
Na administração de condomínio, a autogestão é um modelo frequentemente adotado por condomínios menores e um dos benefícios dela é a redução de custos, já que o síndico é responsável por realizar todas as atividades da administração condominial.
Porém, administrar um condomínio é um serviço complexo e demanda conhecimento em diversas áreas, o que dá margem a potenciais prejuízos, afinal, o síndico responde Civil e Criminalmente por tudo que ocorre no complexo condominial.
Autogestão assistida
Nessa modalidade, o síndico do condomínio conta com o auxílio de uma ou mais empresas para fazer a administração do condomínio. É como se, em uma empresa, o síndico fosse o coordenador geral e cada empresa fosse responsável por uma área específica. Por exemplo, o síndico pode contratar uma empresa de contabilidade para realizar a gestão financeira do condomínio.
Gestão com síndico profissional
Uma alternativa para a administração de condomínio é realizar a contratação de um síndico profissional. O síndico profissional é uma pessoa que atua de forma autônoma, basicamente um prestador de serviços.
Por ser um profissional, o síndico já possui conhecimento técnico e experiência na área e será o responsável por toda a administração condominial, como na autogestão, respondendo também Civil e Criminalmente em caso de prática irregular.
Gestão com administradora
Na administração de condomínio, recorrer a administradoras especializadas é uma prática comum. As administradoras de condomínios são empresas especializadas em realizar esse tipo de serviço. Todas as decisões que a administradora tomar devem ser pautadas na convenção de condomínio e, claro, seguindo a legislação vigente.
Nesse modelo, o papel do síndico é fiscalizar o trabalho da empresa. Essa é a opção mais completa para garantir uma boa administração, pois o condomínio terá diversos profissionais especializados cuidando de cada necessidade.
7 dicas para uma administração de condomínio eficiente
Para garantir uma administração de condomínio eficaz, considere as seguintes práticas:
1. Converse com os moradores
Mantenha-se informado sobre o que acontece no condomínio, conheça os problemas, peça feedbacks e ouça os moradores para entender como eles estão se sentindo em relação a algum ponto específico. Isso pode trazer um ponto de vista diferente sobre alguns assuntos, além, claro, dos moradores se sentirem ouvidos e acolhidos.
2. Mantenha todos informados
Tão importante quanto se manter informado sobre o que está acontecendo no condomínio é informar aos moradores sobre mudanças, cronogramas, manutenções e outros assuntos do condomínio. Além disso, é importante trazer decisões que precisam ser tomadas para discussão nas assembleias, assim os condôminos podem participar e votar no que é melhor para o todo.
3. Promova a resolução de conflitos
Saber lidar com conflitos é de suma importância. A boa convivência é essencial para a harmonia do condomínio, porém, é normal que haja algumas tensões e o síndico precisa saber mediar de forma ética e ouvindo todos os lados envolvidos. Em casos especiais em que a justiça precisa ser envolvida, é papel do síndico buscar auxílio jurídico, visando a proteção do condomínio e seus moradores.
4. Fique com as contas em dia
Uma parte essencial de uma boa administração é ter controle do fluxo de caixa e em como são gastos os recursos do condomínio. Tenha uma planilha para organizar a parte financeira, sempre guarde as notas fiscais e recibos de produtos e serviços e seja transparente com os moradores.
5. Organize sua agenda
Crie uma rotina para manter em dia todas as pendências e necessidades do condomínio. O ideal é ter um caderno, planner ou agenda, em papel ou digital, para organizar tudo e lembrar de informar os moradores sobre assembleias, manutenções e outros eventos do condomínio.
6. Fique atento às manutenções
Falando em manutenções, é importante estar sempre atento às estruturas do condomínio. Algumas instalações necessitam de manutenções periódicas, como aquecimento a gás, limpeza da caixa d’água, dedetização, desratização, dentre outros, enquanto outras aparecem de acordo com a necessidade, como peças quebradas ou acidentes que causam danos à estruturas. Não podemos perder de mira a necessidade da contratação de um seguro para as áreas comuns.
7. Conte com uma empresa administradora de condomínios
Se você tem dificuldades ou tem dúvidas de como administrar um condomínio, a assistência de uma empresa especializada pode ser chave para fazer uma boa gestão. Como já falamos, na gestão com administradora você apenas tem que se certificar de que tudo está indo de acordo com as necessidades e regras do condomínio enquanto deixa o trabalho na mão de especialistas. Entenda como funciona esse trabalho:
Quando contratar uma administradora de condomínio?
Se, na sua administração de condomínio, você sente a necessidade de delegar tarefas e pondera sobre a contratação de uma administradora, avalie a situação do seu condomínio e se pergunte:
- Eu consigo dar conta de todas as minhas responsabilidades?
- Os condôminos estão satisfeitos com minha gestão?
- Qual o orçamento que o condomínio tem disponível?
Essas questões ajudarão você a entender se contratar uma administradora de condomínios é a melhor solução.
Administradora de condomínios em Itapetininga
Em Itapetininga e região você pode contar com a Franciosi Administração de Associações e Condomínios. Além de sermos uma imobiliária com 40 anos no mercado, temos uma equipe exclusiva e especializada em administração de condomínios. Nosso pacote de serviços é completo e inclui:
Assessoria financeira e administrativa
- Planejamento orçamentário e prestação de contas anuais;
- Emissão interna e envio de boletos;
- Gerenciamento de contas a pagar e a receber;
- Elaboração mensal de pastas de prestação de contas;
- Controle de vencimento de seguros e renovação de apólices;
- Auxílio na coleta de orçamentos e na contratação de produtos e serviços;
- Auxílio na administração de terceirizadas;
- Elaboração de folha de pagamento e obrigações acessórias;
- Confecção de guias de recolhimento;
- Manutenção e atualização do cadastro de moradores;
Assessoria legal e preventiva
- Presença atuante nas assembleias;
- Auxílio na redação de ata e encaminhamento para registro;
- Auxílio na elaboração e envio de editais, circulares, convocações e notificações aos moradores para cumprimento de obrigações e deveres;
- Controle de inadimplência;
- Assessoria ao Síndico/Presidente e Conselho Diretivo;
Assessoria contábil especializada
- Elaboração de folha de pagamento e obrigações acessórias;
- Confecção de guias de recolhimento;
Atendimento online e presencial
- Atendimento rápido a síndicos/presidentes, condôminos/associados e prestadores de serviços;
- Atendimento e assistência do Grupo gestor perante os condôminos/associados, visando a mediação de conflitos;
- Condomínio on-line via website e aplicativo, disponibilizando:
- Acesso a segunda via de boletos;
- Reservas de áreas comuns: salão de festas, churrasqueiras, entre outros;
- documentação do condomínio.
Quer saber mais sobre a Franciosi Administração de Associações e Condomínios? Entre em contato conosco por WhatsApp e vamos juntos encontrar a melhor solução em administração de condomínio para você!
