Como funciona a administração condominial: 7 dicas para uma boa gestão

Imagine que a administração condominial é como gerir uma pequena, ou média, empresa. É necessário a implementação de um planejamento consistente e muito bem organizado para que tudo se mantenha em ordem e dentro da lei. Assim como uma empresa, existem diversas responsabilidades que envolvem a administração de um condomínio como, por exemplo: atividades operacionais, financeiras, gerenciamento de pessoas, itens de manutenção, contabilidade e administração.

Neste artigo contaremos um pouco sobre os tipos de gestão de condomínio, as responsabilidades, algumas dicas sobre como realizar uma administração condominial eficiente e como uma administradora de condomínios pode ajudar.

Tipos de gestão de condomínios

Existem diversos tipos de gestão condominial e o mais comum é que tenha um síndico responsável por tomar as decisões no condomínio. Esse síndico, geralmente, é escolhido pelos moradores e juntos decidem qual a configuração de gestão será feita. Confira abaixo 4 tipos de gestão de condomínios:

Autogestão de condomínio

A autogestão é um modelo mais comum em condomínios pequenos e um dos benefícios dela é a redução de custos. Nesse modelo, o síndico é responsável por realizar todas as atividades da administração condominial. Porém, administrar um condomínio, independentemente do seu tamanho, é um serviço extremamente complexo e demanda conhecimento em diversas áreas (contábil, administrativa, jurídica, RH, controle de manutenções e seguros, mediação de conflitos, dentre outros), o que acaba por dar grande margem a potenciais prejuízos, afinal o síndico responde Civil e Criminalmente por tudo que ocorre no complexo condominial.

Autogestão assistida

Nessa modalidade o síndico do condomínio conta com o auxílio de uma ou mais empresas para fazer a administração do condomínio. É como se, em uma empresa, o síndico fosse o coordenador geral e cada empresa fosse responsável por uma área específica. Por exemplo, o síndico pode contratar uma empresa de contabilidade para realizar a gestão financeira do condomínio.

Autogestão assistida

Nessa modalidade o síndico do condomínio conta com o auxílio de uma ou mais empresas para fazer a administração do condomínio. É como se, em uma empresa, o síndico fosse o coordenador geral e cada empresa fosse responsável por uma área específica. Por exemplo, o síndico pode contratar uma empresa de contabilidade para realizar a gestão financeira do condomínio.

Gestão com síndico profissional

Uma alternativa para administrar condomínios é realizar a contratação de um síndico profissional. O síndico profissional é uma pessoa que atua de forma autônoma, basicamente um prestador de serviços. Por ser um profissional, o síndico já possui conhecimento técnico e experiência na área e será o responsável por toda a administração condominial, como na autogestão, respondendo também Civil e Criminalmente em caso de prática irregular.

 Gestão com administradora

As administradoras de condomínios são empresas especializadas em realizar esse tipo de serviço. Todas as decisões que a administradora tomar devem ser baseadas e respeitando a convenção de condomínio e, claro, a legislação vigente. Um condomínio escolher por esse tipo de administração é algo bem comum e fica na função do síndico fiscalizar o trabalho da empresa. Essa acaba por ser a opção mais completa para garantir uma boa administração, pois contando com uma administradora você terá diversos profissionais especializados cuidando de cada necessidade do condomínio, auxiliando de forma efetiva não apenas o representante legal do empreendimento (síndico), como também toda a massa condominial.

7 dicas para uma administração condominial eficiente

dicas para uma administração condominial eficiente

Independentemente do tipo de gestão definida, o síndico possui um papel importantíssimo nos processos e, para ajudar a otimização e eficiência da administração do condomínio, separamos algumas dicas.

1. Converse com os moradores

Mantenha-se informado sobre o que acontece no condomínio, conheça os problemas, peça feedbacks e ouça os moradores para entender como eles estão se sentindo em relação a algum ponto específico. Isso pode trazer um ponto de vista diferente sobre alguns assuntos, além, claro, dos moradores se sentirem ouvidos e acolhidos.

2. Mantenha todos informados

Tão importante quanto se manter informado do que está acontecendo no condomínio é informar aos moradores sobre mudanças, cronogramas, manutenções e outros assuntos do condomínio. Além disso, é importante trazer decisões que precisam ser tomadas para discussão nas assembleias condominiais, assim os condôminos podem participar e votar no que é melhor para o todo.

3. Promova a resolução de conflitos

Saber lidar com conflitos é de suma importância. A boa convivência é essencial para a harmonia do condomínio, porém, é normal que haja algumas tensões e o síndico precisa saber mediar de forma ética e ouvindo todos os lados envolvidos. Em casos especiais em que a justiça precisa ser envolvida, é papel do síndico buscar auxílio jurídico, visando a proteção do condomínio e seus moradores.

4. Fique com as contas em dia

Uma parte essencial de uma boa administração é ter controle do fluxo de caixa e em como são gastos os recursos do condomínio.  Tenha uma planilha para organizar a parte financeira, sempre guarde as notas fiscais e recibos de produtos e serviços e seja transparente com os moradores (Prestação de Contas x Previsão orçamentaria).

5. Organize sua agenda

Crie uma rotina para manter em dia todas as pendências e necessidades do condomínio. O ideal é ter um caderno, planner ou agenda, em papel ou digital, para organizar tudo e lembrar de informar os moradores sobre assembleias, manutenções e outros eventos do condomínio.

6. Fique atento às manutenções

Falando em manutenções, é importante estar sempre atento às estruturas do condomínio. Algumas instalações necessitam de manutenções periódicas, como aquecimento a gás, enquanto outras aparecem de acordo com a necessidade, como peças quebradas ou acidentes que causam danos à estruturas.

7. Conte com uma empresa administradora de condomínios

Se você tem dificuldades ou tem dúvidas de como administrar um condomínio, a assistência de uma empresa especializada pode ser chave para fazer uma boa gestão. Como já falamos, na gestão com administradora você apenas tem que se certificar de que tudo está indo de acordo com as necessidades e regras do condomínio enquanto deixa o trabalho na mão de especialistas. Entenda como funciona esse trabalho:

Administração de condomínios: como funciona

O serviço de uma administradora de condomínios pode contemplar diversas áreas, dependendo da empresa, cobrindo desde o mais básico, como questões financeiras, contratações e manutenções, ou oferecendo um pacote mais completo, que pode incluir até assessoria legal.

Administradora de condomínios em Itapetininga

Em Itapetininga e região você pode contar com a Franciosi Administração de Associações e Condomínios. Além de sermos uma imobiliária com mais de 35 anos no mercado, temos uma equipe exclusiva e especializada em administração de condomínios. Nosso pacote de serviços é completo e inclui:

Assessoria financeira e administrativa

  • Planejamento orçamentário e prestação de contas anuais
  • Emissão interna e envio de boletos
  • Gerenciamento de contas a pagar e a receber
  • Elaboração mensal de pastas de prestação de contas
  • Controle de vencimento de seguros e renovação de apólices
  • Auxílio na coleta de orçamentos e na contratação de produtos e serviços
  • Auxílio na administração de terceirizadas
  • Elaboração de folha de pagamento e obrigações acessórias
  • Confecção de guias de recolhimento
  • Manutenção e atualização do cadastro de moradores

Assessoria legal e preventiva

  • Presença atuante nas assembleias
  • Auxílio na redação de ata e encaminhamento para registro
  • Auxílio na elaboração e envio de editais, circulares, convocações e notificações aos moradores para cumprimento de obrigações e deveres
  • Controle de inadimplência 
  • Assessoria ao Síndico/Presidente e Conselho Diretivo

Assessoria contábil especializada

  • Elaboração de folha de pagamento e obrigações acessórias
  • Confecção de guias de recolhimento

Atendimento online e presencial

  • Atendimento rápido a síndicos/presidentes, condôminos/associados e prestadores de serviços
  • Atendimento e assistência do Grupo gestor perante os condôminos/associados, visando a mediação de conflitos.
  • Condomínio on-line via website e aplicativo, disponibilizando:
  • Acesso a segunda via de boletos
  • Reservas de áreas comuns: salão de festas, churrasqueiras, entre outros
  • Disponibilização da documentação do condomínio

Quer saber mais sobre a Franciosi Administração de Associações e Condomínios? Confira detalhes e entre em contato clicando aqui.

Dica extra: não faça tudo sozinho

Mesmo optando pela autogestão, ser um síndico é como ser líder em uma empresa e com essa responsabilidade é importante saber delegar tarefas, afinal o síndico não pode ser tudo ao mesmo tempo. É preciso contratar funcionários para que o condomínio funcione em harmonia, como zeladores e porteiros, e contar com prestadores de serviços de confiança para quando precisar.

Quando e como contratar uma administradora de condomínio

Mas se mesmo delegando tarefas você está em dúvida se é necessário contratar uma administradora, avalie a situação do seu condomínio e se pergunte:

  • Eu consigo dar conta de todas as minhas responsabilidades?
  • Os condôminos estão satisfeitos com minha gestão?
  • Qual o orçamento que o condomínio tem disponível?

E precisando, já sabe, conte com a Franciosi Administração de Associações e Condomínios!

Leia também: Vale a pena contratar uma imobiliária?

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